Intranetsysteme

Informationsfluss ohne Engpässe

Wie erreiche ich schnell alle Mitarbeiter im Unternehmen?
Wer weiß etwas über ...
Ich muss für den kommenden Montag noch einen Konferenzraum bestellen!

WAS IST EIN INTRANET?

Intranets sind Netzwerke in Unternehmen, die dieselben Technologien verwenden, auf denen auch das Internet beruht.

Im Unterschied zum Internet sind die Informationen jedoch nur ausgewählten Benutzern, i.a. den Mitarbeitern des Unternehmens, zugänglich.

BEISPIELE FÜR EINEN SINNVOLLEN EINSATZ

Bereitstellung aktueller Informationen, die von allgemeinem Interesse sind

• Telefonverzeichnisse, Speisepläne u.ä.
• Überblick über Abteilungen und Zuständigkeiten
• Interne Stellenangebote
• FAQ zum Unternehmen und die Antworten darauf

Zugriff auf Unternehmensdaten und Informationen, die für die schnelle Erledigung der täglichen Arbeit erforderlich sind; Zugriff auf Dokumente, wenn sinnvoll mit der Möglichkeit zum Download

• Lagerbestände, Bestelldaten
• An- und Abwesenheit von Mitarbeitern
• Produktbeschreibungen, AGB, Dokumentationen
• Formulare aller Art, Vorlagen für Briefe, Präsentationen u.ä., Gestaltunsvorgaben / CI

Unterstützung der unternehmensinternen Kommunikation

• News
  Neuigkeiten aus dem Unternehmen, Informationen an alle Angestellten usw. lassen sich schnell verteilen, entweder über dafür eingerichtete Seiten des Intranets oder einen Newsletter.
• Diskussionsforen
  Für Fachbereiche kann man Foren anlegen mit der Möglichkeit, Beiträge zu veröffentlichen, Fragen zu formulieren und zu diskutieren.
• Wissenspool
  Im System können Dokumente wie Bücher, Zeitschriftenartikel, Links aus dem Internet abgelegt werden, das umfasst natürlich auch eine gezielte Recherche in diesem Datenpool.
• Erfassung von Fachkenntnissen der Mitarbeiter
  Dadurch kann man schnell einen geeigneten Ansprechpartner im Unternehmen bei speziellen Fragestellungen finden.

Automatisierung von Verwaltungsabläufen; spezielle Intranet-Applikationen ersetzen herkömmliche Verfahren

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen
  Der Mitarbeiter reicht über ein Webformular den Antrag auf Urlaub bei seinem Vorgesetzten ein. Dieser prüft ihn, wobei er auf die dafür notwendigen Daten Zugriff hat. (z.B. wie viel Urlaub hat der Mitarbeiter im Kalenderjahr noch, wie ist die Abteilung im fraglichen Zeitraum besetzt?)
  Das Ergebnis der Entscheidung wird dem Mitarbeiter und ggf. der Buchhaltung mitgeteilt.
• Bestellung von Arbeitsmitteln unter Einholung der dafür notwendigen Genehmigungen mit Budgetüberwachung und der Möglichkeit für den Besteller, den aktuellen Bearbeitungsstand einzusehen
• Arbeitszeitabrechnung bei variabler Arbeitszeit, Abrechnung von Reisekosten
• Bereitstellung von Fahrzeugen durch den Fuhrpark, Bestellung von Konferenzräumen oder anderen Arbeitsmitteln von der Reservierung bis zur Abrechnung
• Generierung von Statistiken

VORTEILE UND RISIKEN

Der Austausch von Informationen im Unternehmen wird wesentlich vereinfacht und beschleunigt, denn benötigte Informationen stehen unabhängig von zeitlichen oder räumlichen Einschränkungen allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. Die Recherche im Datenpool ist unternehmensweit unterstützt durch Software und unbehindert durch organisatorische Einschränkungen (Verantwortlicher ist abwesend, Dokument lagert in einer anderen Niederlassung ...) möglich.

Bei Problemen kann man sehr schnell und unkompliziert Kontakt zu Experten anderer Abteilungen aufnehmen.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen kommt es zu Kosteneinsparungen. Auch die Reduzierung von Druck-, Verteilungs- und Telefonkosten schlägt positiv zu Buche.

Die Pflege des Intranets durch die EDV-Abteilung ist im Vergleich zu anderen Lösungen günstig: Die Daten und Anwendungen werden zentral gehalten und müssen nur auf den Servern gewartet werden. Auf den Arbeitsplatzrechnern ist lediglich ein Browser erforderlich. Da der Umgang mit dem Internet den meisten Mitarbeitern vertraut ist, sind die Schulungs- und Einarbeitungskosten relativ gering.

Ein Intranet lebt von seiner Aktualität und vom Umfang der in ihm enthaltenen Informationen, veraltete Inhalte oder Benutzungsprobleme senken sofort die Akzeptanz. Deshalb ist es nicht zum Nulltarif zu haben. Neben den Anschaffungskosten sind auch Kosten für die technische Wartung und die Pflege der Inhalte einzuplanen. Für das Letztere bietet sich ein Content- bzw. Portal-Management-System an.

Zusammenfassung dieser Seite:

Intranet, Information, Kommunikation, Automatisierung, News, Foren, Wissenspool, Dokumente